精装修工程设计招标管理的几点体会

工程壹家2019-05-26 10:18:25

精装修工程项目管理涉及范围较广、专业交叉影响大,不仅需要注重实施阶段的管理,更需要加强项目前期的设计、招投标阶段管理,通过项目各阶段的系统科学管理,方可有效提升项目管理的实效性。


本文从代建管理方的角度介绍精装修项目设计、招标阶段的主要管理内容,通过各项内容的分析找出项目管理过程中应重点关注的内容,从而减少失误,提高工作质量,促进项目管理效果。



1、精装修工程设计管理



1.1明确项目的使用功能

任何一个项目,首先要明确其建成后的使用目的,即使用功能,这直接影响到项目设计过程中各功能分区的布置以及后期使用功能否实现。很多项目在施工过程中出现大量的返工现象,造成资金浪费和工期延误,大多与前期使用功能不明确有关,故精装修设计前要做好与设计单位的沟通,尽可能地把使用功能在设计开展前充分交底。


在项目设计工作开始前,代建部应会同项目使用单位重点对项目的功能性进行分析,充分了解使用单位的要求,并向设计单位提出完整的项目设计任务书。


办公楼、住宅、学校、商业综合体等不同的项目,其使用功能均有不同要求和特点,就政府类办公楼的精装修工程而言,需要明确项目各楼层主要使用功能、布置等要求,如根据使用单位的办公人员的数量、行政级别、人均办公面积规定等条件确定办公室数量、面积,再根据使用方对办公室的楼层、办公室朝向等要求做好初步的布置。


对于一些有特殊要求的功能房间,也应在事前明确,如会议室是否需要会议系统、广播系统、监控、投影等需求,以便设计人员充分了解使用单位日后的需求。辅助性功能房间也要多加关注,如接待室、档案室、卫生间、茶水间等功能房间的使用单位要求均要尽可能的提出具体的使用要求。


设计过程中如遇使用的要求与规范、项目投资等相冲突的地方,应及时做好各方的有效沟通、并拿出使用可接受且经济合理的替代方案。


总之,“磨刀不误砍材工”,提前做好使用功能的确定及优化,是很重要的管理环节。


1.2限额设计的管理

限额设计是设计阶段管理的重要部分,在明确了项目的使用功能后,代建单位需要按照项目的概算以及各项目内容的经济指标向设计单位提出限额设计要求。设计单位应组织各专业设计对概算指标进行认真分析,并按照各空间设计内容的不同做好单方造价指标的核对,以便在精装修设计时在材料选用、装修档次方面有所侧重。


限额设计的管理要重点关注项目装修的定位是否与概算相适应,不能超出概算指标,对装修所采用的主要材料、设备以及其档次进行合理选用。限额设计需要对项目各个专业进行认真梳理,既不能出现严重的漏项,也不能只注重装修效果而无原则提高超出概算水平的内容。


对于个别专业、部位为了完善日后的使用功能突破其单方造价时,应从整个项目统盘考虑,通过优化设计等措施从非关键区域进行核减,避免超概现象的发生,代建方不可盲目地听使用单位所谓的装修高、大、上的要求,无原则提高项目的装修标准。


如原审批的概算本身就存在较大的漏项,导致概算费用无法实现项目建造投资时,必须提醒并协助使用单位事前向主管部门做好调概手续,规避投资、审计风险。


1.3设计进度的管理

设计作为项目前期的主要工作,其进度的快慢不仅影响各类项目审批工作的时间节点,而且对项目的招标及后序施工都将产生决定性的影响。


代建方应根据项目的总体计划安排,与设计单位沟通后制定出设计阶段的进度计划,并按照方案设计、初步设计、施工图设计分阶段制定出各节点合理的进度计划时间;


再根据各阶段的时间要求,细化到精装修所涉及到的各个专业设计,如装饰、水电、智能化、暖通等都需要明确具体的设计进度计划,做到各个节点都有时间控制线,从而减少设计过程因无约束而导致的时间浪费以及给后续工作带来的不确定性。


在设计进度管理方面,容易出现的误区是盲目地压缩设计工期,虽然设计进度非常重要,但不能无原则、拍脑袋的抓设计进度的管理,这样很容易产生设计质量不高的毛病,导致后期审批通不过,施工过程中专业交叉影响多而返工的弊端,只有通过科学合理的组织与计划,方可在保证设计进度的同时,保证设计的质量。


1.4设计质量的管理


1.4.1对原建筑结构影响分析

精装修设计经常出现需对原建筑平面的进行优化调整,并对原建筑、结构、设施等进行拆除或增加的情况。精装修设计应综合考虑对原建筑、设施的影响,特别是原消防设施的变动需慎重,不得影响日后消防专项验收。如精装修涉及对原建筑结构改动的,应事先将装修设计方案报项目的原建筑设计单位予以审查。


重点审查原结构是否有拆除,拆除的范围及产生的受力影响,如梁、柱、楼板、承重墙体等;另外装修设计时增设的部分内容,也要审查其对建筑荷载的影响,避免产生局部受力不利的情况发生,如新增的墙体直接砌筑于楼板上,而楼板下部无结构梁,给项目的安全性带来不确定性或隐患。


代建单位做为项目的管理主体之一,应充分重视装修设计对原结构的影响,对于一些情况复杂,不确性大的改动,在征求原建筑设计审查意见的情况下,必要时应组织相关专家召开专项审查会议,以确保结构的安全性。总之,对于任何的结构性调整,都要慎重对待,不得随意实施。


1.4.2各专业设计之间的协调管理

精装修设计是一项复杂而综合的工作,涉及的专业较广,如不能有效管理则会产生系统不匹配,专业间交叉矛盾等多重问题的出现,大到使用功能无法实现,小到装修效果打折扣,都会给使用单位带来不必要的损失。比如很多吊顶标高设计时没有充分考虑其上部的设备、管道等安装因素的影响,导致设计标高无法实现,后期被动变更,给使用单位留下了很多遗憾。


精装修设计阶段,代建方应会同使用单位、设计单位成立项目设计管理小组,并指定组长,在设计过程中采取主动和动态的管理机制。各专业在设计过程中遇到的问题应统一向设计管理组长汇报,由管理组长根据情况统一协调管理,必要时召开专业设计协调会议,以便及时处理设计过程中出现的各类问题和矛盾。


设计阶段的管理协调应避免专业之间单方面直接联系、修改设计图纸,防止对其他相关专业管理缺失的情况发生,做到统一指挥、统一协调、统一处理,是保障专业设计质量的有效措施。


1.4.3装修材料、设备的选用

精装修设计阶段材料、设备的选用应重点控制,一方面装修设计所涉及的材料、设备品种较多,特别是面层材料对装修效果有直接的影响;另一方面其对项目造价的影响很大,所以在设计管理时把好材料、设备的选用关。


首先设计单位应按照限额设计及使用功能的要求,做好材料、设备的选用,其次代建方应与使用单位对设计所选用的材料、设备进行重点核查,原则上应在满足规范、使用功能、安全性的前提下,选用性价比高的材料、设备。要避免盲目追求装修效果,而忽略项目投资造价、功能性的要求。


对于一些影响较大的材料、设备,应事先做好多方案的经济、技术对比、分析,综合所选材料、设备的性质、价格、技术参数等多方面因素,找出最合适的。对于一些新材料、新技术、新工艺的选用,应事先论证其成熟性、适用性。


1.4.4与使用单位的沟通管理

与使用单位的沟通管理是精装修设计阶段的重要内容,因为设计阶段会产生大量的过程信息,如不加强沟通常会出现设计人员很容易理解偏差,并导致最终的设计成果与使用的要求发生严重偏离。


在专题协调会、专人对接的基础上,使用单位可以要求设计单位利用装修效果图更加直观的进行介绍,避免部分使用因看不懂设计图纸产生误解。另外对精装修项目的重要部位及节点,设计单位可以通过BIM系统的运用,更加立体、直观的向使用单位展示,可大大提高沟通效率。


过程中的重要信息沟通双方尽可能通过书面联系单或电子邮件的形式,减少口头指令,召开的专题会议要及时形成会议纪要,可有效避免因理解偏差而导致的工作失误,从而提高设计阶段的工作效率和质量。



2、精装修工程招标管理



2.1精装修招标范围的管理

精装修招标前代建要协助使用单位应做好此次招标的具体范围的划定,把详细的工程招标内容、安装系统及工作内容在招标文件中标注清楚。


特别是精装修施工与其他参建单位之间的施工界面要梳理完整,可按照楼层、功能区间、专业、系统等进行分类整理,避免出现重复招标或清单漏项的情况发生。依据项目各参建方的施工合同约定,并结合装修设计图纸、工程量清单在招标文件中应明确注明招标工程的工程名称、面积、幢数、装修区域及施工内容等信息,不得出现含糊不清的描述。


如装修招标范围内是否包括暖通、给排水、智能化、消防等内容,做到何种程度都需要有清晰的说明,减少因招标范围不清导致的后期施工责任不明、管理难度增加等不利情况的发生。


2.2强化沟通,注重招标文件编制的质量

2.2.1招标文件主要内容编制的注意事项

招标文件主要包括招标公告、投标人须知前附表、合同主要条款、具体的评标办法等主要内容,使用单位在委托专业的招标代理单位进行招标文件编制过程中应特别注意以下几个方面的信息:


投标人须知前附表:使用单位应在该部分内容中注明工程的工期要求、质量要求、安全文明标化要求,对于有创杯、绿色施工等特殊要求的项目,均应在前附表中明确,这关系到投标单位的相关承诺及报价。

另外对招标方式、招标文件获取时间及方式、投标单位资质要求、开标时间、地点,评标办法等重要信息也要注明。


合同主要条款:招标文件中的合同主要条款将做为使用单位和中标单位签订正式施工合同的主要依据,在合同主要条款拟定时,应结合工程的具体管理要求,在合同专用条款中设置有利于后期施工管理的相关约定以及违约处理方式等,可使使用单位在管理中具有主动性。


工程进度款支付方式及时间、预付款比例及扣回条款应结合项目的工期、项目资金落实及承包方的垫资压力综合考虑设置;关于工程变更的管理、确认流程以及相关费用是在竣工结算时一并支付还是随每期工程进度款同步支付;质量保修期的约定、保修金的形式、比例、退回时间约定等均需予以明确;


另外在专用合同条款中应对风险范围做出具体的描述,如自然灾害达到何种程度、材料价格的变化幅度、政策性调整对工程的影响等都需要明确,有利于项目合同的谈判,也可有效避免合同执行过程中因为约定不明产生合同纠纷,影响项目建设的推进。


评标办法:使用单位在拟定评标办法时应遵守招投标相关法律法规和当地招投标管理部门的具体要求,做到“公开、公平、公证”,不得设置有偏向性的条款,排斥潜在的投标人,达到充分竞争的目的。使用单位可依据招标项目的规模、投资和内容设置合理的资质条件,通过市场择优选定投标人。


对于技术难度大、涉密等特殊项目,为保证投标人具备承担项目履约能力,可事先通过招标管理部门同意后进行资格预审。评标办法具体打分内容的设置也要结合项目的特点,从资信、技术、商务三块内容分别设置不同的评分细则,便于投标人提供有针对性的投标文件,也有利于评标专家进行公正打分。


2.2.2相关费用的明确

在招标文件编制过程中,对于与工程有关的费用使用单位应与招标代理公司充分沟通,并在招标文件中予以明确。


如项目的主要措施费包括哪些内容,并善意提醒投标人根据其对项目的实地踏勘情况、技术标内容,增设有关措施费清单。项目若有创杯要求的,则奖励费比例、支付时间都需要有约定。如项目有总包单位,精装修做为项目的分包单位时,在招标文件中需注明总包管理费的比例和具体总包服务内容。


另外,在施工过程中可能产生的向职能部门交纳的有关费用,都需要有明确的约定,避免日后责任不清而产生矛盾。


2.2.3装修材料、设备的管理

装修主要材料、设备在确定档次后,为避免投标单位在施工过程中以次充好给项目带来损失,使用单位应在招标文件中设置不少于三个同档次的品牌,以备投标单位选定。


由于精装修涉及的材料、设备较多,且市场上鱼龙混杂,即使确定了品牌也不一定能够确保用到好的材料、设备,如同样品牌的瓷砖、洁具,若采购不同系列的产品则价格上会有很大的出入,品质相差也较大。


对此,要充分做好材料、设备的前期调查,对于重要的材料、设备可以在确定品牌的同时,将拟选用的系列、技术要求或具体的生产厂家全称等在招标文件中注明,可有效减少上述风险。


对于个别材料、设备在招标时由于各种原因一时无法确定品牌范围的,可在招标文件中要求由承包方采购前向监理、代建、使用单位提出具体的品牌,并报相关资料审核同意后确定。


2.2.4界面管理

精装修工程施工与土建、安装、幕墙、市政等相关专业均有不同的联系,在招标前应根据项目的具体情况分专业对精装修界面进行划分,理清各个施工部位、系统的具体界面,有利于后期施工的有效对接和责任界定,也可大大减少重复投标、漏项等情况的发生。通过表格的形式制定一份具体的界面清单,在界面清单中注明与哪些专业之间存在界面划分问题,前道工序施工到何种程度,安装系统的分界点等内容。


如精装修与土建的界面划分时,应该从墙、地、顶等部位进行逐项梳理,地面找平标高、墙面防水、顶面是否吊顶等;与幕墙界面划分时需注明层间防火封堵、防雷系统、各类收头由哪个单位具体施工。


空调机房、网络机房等特殊房间的装修原总包单位是否已包含均应招标界面划分时整理清楚。个别项目,使用单位委托了专业招标代理公司,且不愿代建方过多参与招标的管理,而招标代理公司对于项目的熟悉程度往往不足,加之使用单位自身受专业所限,常常产生各种界面混乱的情况,对于工程的过程管理很不利。


代建方仍应本着为使用单位和项目的总体利益考虑,书面提出合理性的建议。


2.3加强招标预算和清单的编制质量审核

工程量清单及预算是招标文件的重要组成部分,按照我国招投标法的相关规定使用单位应对工程量清单及预算的准确性负责,这就要求代建应协助使用单位必须认真审核其编制质量。


使用单位应在招标代理合同中明确提出要求,对清单、预算编制单位提出准确性的要求和违约责任,督促其加强自查工作。


工程量清单审核时要重点审查清单的完整性和工程量的准确性,避免出现主要施工内容的缺项及工程量严重偏差,应按工程的具体施工内容结合设计图纸、概算进行核对,同时对主要施工内容进行抽查其工程量的准确性;部分财政拨款的项目,当财政部门有对预算复审要求的,应当事先将项目的预算提交财政部门复审,并按复审意见及时调整预算。


预算编制取费要遵守当地相关规定,不得漏项,且预算结果严禁超出项目概算。


另外,工程量清单编制说明、清单特征说明均应按照相关编制要求编写,按照设计图纸及有关规范约定注明每项内容的详细做法及材料要求等,且工程量单位套用要准确,防止描述错误或不清。


在实际工作中,由于个别招标代理单位工作人员责任心、专业知识、经验的不足,在遇设计图纸不明确或描述不清的情况,不主动或刻意规避相应问题,仅以具体做法详见设计图纸的而简单代过,为日后项目管理和项目结算埋下了隐患。


对此,代建方如发现上述情况的,应及时组织代理公司、设计单位将类似问题进行梳理、汇总,并要求设计单位给予书面回复、确定,以保证预算、工程量清单描述的准确性。


2.4慎重对待招标答疑

在项目招标过程中,招标答疑是招标过程中重要的工作内容之一,答疑问题的回复关系项目日后的工程质量、进度和投资,而且也将做为招标文件的一部分具有法律效应,故必须慎重对等。


一些复杂项目或设计图纸、招标文件编制质量较差的项目答疑问题较多,内容涉及面较广,加之答疑的回复有时间限制,这就要求使用、招标代理单位在有限的时间内,尽可能准确地回复每一条疑问,还要打消个别不良投标单位利用招标答疑环节做文章的目的。


代建方在该阶段要做到忙而不乱,理清思路,配合做好答疑的回复工作。对于招标文件描述、工程量准确性、标书编制要求以及开标、评标等一类的问题,可要求招标代理公司为主做好问题回复的初稿拟写;涉及合同主要条款的工期、工程款支付、风险范围等内容可由代建部会同使用单位为主回复,形成回复的初稿;涉及设计方面的设备技术参数、材料要求等问题由设计单位为主进行回复。


以上所有问题的回复初稿统一提交至招标代理公司汇总,并约定时间组织各单位进行专题讨论并最终确定,避免简单化地推到招标代理公司处理。



3、结束语


精装修的项目管理是一项系统的管理体系,需要代建方从项目的设计、招标及施工过程等多方面进行管理,不能片面的追求某一方面。


建议大家在具体工作中重视前期项目设计管理和招投标阶段的管理和沟通协调,从源头上把好工程投资、质量关,减少项目实施过程中的进度障碍,提高工程管理的实效性。


希望此文能给各位信达同仁些许帮助,受个人水平所限,不足之处敬请批评、指正。

(完)


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源:杭州信达

工程壹家整理编辑

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